Cómo Emitir Comprobantes de Forma Masiva con Excel
Emitir facturas una por una puede tomar tiempo. Para ayudarte a acelerar tus operaciones, el sistema permite generar comprobantes de forma masiva usando una plantilla Excel.
Aquí aprenderás paso a paso cómo funciona, qué debes tener en cuenta y cómo evitar errores comunes.
1️⃣ Ingresar a la opción de Emisión Masiva
- En el menú principal, entra a Listado de Comprobantes.
- En la parte superior derecha verás la opción “Emisión Masiva”.
- Haz clic y descarga la plantilla Excel proporcionada por el sistema.
La plantilla incluye todos los campos necesarios para garantizar que los datos se carguen bien.
2️⃣ Entender la plantilla Excel
La plantilla tiene campos obligatorios y campos opcionales.
✔️ Campos obligatorios
Estos deben llenarse sí o sí:
- RUC del cliente
- Código interno del producto
- Cantidad
- Precio unitario
Si alguno falta, el comprobante fallará al cargarse.
✔️ Campos opcionales (muy útiles)
El sistema también ofrece columnas extra para funciones avanzadas:
- Nombre personalizado del producto:
Puedes reemplazar el nombre que está registrado por uno específico para esa venta. - Código de detracción:
Para generar facturas con detracción.
📌 Importante: siempre debe comenzar con 0 (ejemplo: 022, no 22). - Fecha de vencimiento (para facturas al crédito):
Si ingresas este campo, la factura se genera como crédito automáticamente.
3️⃣ Antes de subir el archivo — Requisitos indispensables
Antes de cargar tu Excel, asegúrate de lo siguiente:
- El cliente existe en el sistema (según su RUC).
- Los productos existen y tienen un código interno válido.
- El ROC también debe existir en el sistema si lo usas.
Si alguno no existe, el sistema no podrá emitir la factura.
4️⃣ Completar la plantilla — Ejemplo sencillo
- Descarga la plantilla.
- Llena los campos obligatorios con cuidado:
- RUC del cliente
- Código interno del producto
- Cantidad
- Precio unitario
- Si usarás detracción:
- El código debe ser “022” o “019”, y siempre con cero inicial.
- Guarda el archivo en formato Excel normal (.xlsx).
5️⃣ Subir el archivo al sistema
- Regresa a la opción Emisión Masiva.
- Selecciona tu archivo Excel y súbelo.
- El sistema procesará los datos y te mostrará:
- Qué comprobantes se generaron
- En qué serie se emitió cada uno
Puedes descargar un nuevo Excel con el resultado final.
6️⃣ Errores comunes y cómo evitarlos
⚠️ Error con detracciones
- Si pones 022 sin el cero inicial → ❌ El sistema mostrará “la detracción no existe”.
- Asegura siempre que el código de detracción tenga tres dígitos y empiece con 0.
⚠️ Importe mínimo de detracción
- El total debe ser mayor a S/ 700.
- Ejemplo válido: 4 productos x S/ 200 = S/ 800 ✔️
- Ejemplo inválido: 3 productos x S/ 200 = S/ 600 ❌
⚠️ Clientes o productos que no existen
Si el RUC, producto o ROC no están registrados → ❌ no se generará el comprobante.
Revisa estos detalles antes de subir tu archivo.
7️⃣ Emisión masiva con múltiples productos por comprobante
Esta función permite:
- Emitir 20, 50, 100 o más facturas en pocos segundos.
- Incluir varios productos en un mismo comprobante, según tu plantilla.
Ideal si manejas ventas por lotes, entregas o facturación mensual de servicios.
8️⃣ Importante: Solo aplica para Facturas
La emisión masiva funciona exclusivamente para:
- Facturas electrónicas
No aplica para:
- Boletas
- Notas de venta
Para boletas o comprobantes simples, puedes usar la plantilla reducida del otro tutorial.
9️⃣ Plantilla simplificada para comprobantes individuales
Si solo necesitas un comprobante por cada producto (uno a uno), existe otra opción:
- Código interno
- Cantidad
- Precio unitario
Ideal para ventas rápidas.
